Kompresse #1: Sprechen & Präsentieren

Die erfolgreiche Einführung von Agilität in einem Unternehmen verlangt sehr viel mehr als das Beherrschen Agiler Methoden und Vorgehensweisen. Einfach gesagt: Alles muss perfekt sein - auch die Art und Weise wie Inhalte präsentiert werden.

Präsentation und Vortrag – Fragetechnik!

Ausgangs-Thesen

  • Ein wichtiger Aspekt für wirkungsvolle Präsentationen ist die Vorbereitung. Machen Sie sich klar, welcher Zielgruppe Sie Ihre Gedanken, Einsichten und Erwartungen vermitteln 
  • Bedenken Sie: Auch wissenschaftliche/geschäftliche Inhalte wollen „verkauft“ werden. Wecken Sie Interesse für eine gute Idee oder ein gutes Ergebnis, wenn Sie sie vorstellen!
  • Durch den überlegten Einsatz von Visualisierungen kann eine Präsentation (ein Vortrag, anschaulicher werden als ein reiner Vortrag. Um das zu erreichen, sollten die Visualisierungen lernförderlich gestaltet und aufbereitet sein. Ein „Zuviel" an Information ist kontraproduktiv.
  • Achten Sie auch beim Erstellen des schriftlichen Materials (Handout) auf Kürze und Prägnanz. Zuhörer/innen wollen sich zumeist einen schnellen Überblick verschaffen. Auch die Aufstellung klarer Vortragsziele ist eine notwendige Bedingung für das Gelingen der Präsentation. Anfangs- und Schlussphase sind Schlüsselsituationen in Präsentationen.
  • Wecken Sie speziell an diesen Stellen Interesse bzw. geben Sie Impulse zum Weiterdenken/Diskutieren.

  • Gelungenes Reden ist mehr als gute Rhetorik. Sprechen Sie frei! Wesentlich für das Präsentieren von Ideen und Inhalten ist, das Interesse Ihrer Zuhörer/innen lebendig zu halten. Das erreichen Sie nicht, indem Sie vom Blatt ablesen.

Schlüsselsituationen in Präsentationen –

Einige Tipps und Hinweise - „Der erste Eindruck ist entscheidend und der letzte bleibt“.

Was sollte ich am Anfang einer Präsentation tun …?

Als durchaus motivierend hat sich herausgestellt, dass sich die Teilnehmenden durch Ereignisse, Beispiele oder gar Anekdoten, die zur Beschäftigung mit dem Thema der Präsentation führen oder mit dem Thema direkt zu tun haben, sehr angesprochen fühlen. Dies bedeutet also, dass man nach Möglichkeit einen nicht direkt wissenschaftlichen Input bzw. inhaltliche Aspekte als Einstieg wählt, um sich dem Thema eher „locker“ oder populär zu nähern. 

Was man auf jeden Fall tun sollte, ist die Herstellung von Transparenz in Bezug auf den Ablauf der Präsentation. Stellen Sie den Teilnehmer/inne/n zunächst vor, was sie erwartet. Wichtig ist, dass dies nicht nur mündlich geschieht, sondern visualisiert durch eine Folie oder auf dem Flipchart. Diese Visualisierung sollte während der Gesamtpräsentation sichtbar bleiben, sodass die Teilnehmenden den inhaltlichen Fortgang mit- und weiterverfolgen können. Beziehen Sie sich auch während der Präsentation auf den Ablauf, um aufzuzeigen, wo Sie gerade stehen. 

…und am Schluss? 

Lernförderlich ist auf jeden Fall, dass die wichtigsten Resultate und Aussagen zusammengefasst werden. Nun aber nicht mehr umfassend inhaltlich, sondern am besten durch zentrale, aber knappe Thesen oder Aussagen. Weitere Möglichkeiten, eine Präsentation zu beenden: Verweisen Sie auf wichtige Aspekte, die nicht direkt Gegenstand der Diskussion waren aber trotzdem erwähnenswert sind. Eine andere Option wäre, dass Sie den Teilnehmenden eine oder zwei Fragen zum Weiterdenken mit auf den Heimweg geben.

Vor diesem Hintergrund sollen im Folgenden einige Tipps und Hinweise in Bezug auf erfolgreiches Reden gegeben werden.

Gelungenes Reden – mehr als geschliffenes Sprechen.

Ein Merkzettel Präsentationen haben den Zweck, einer Zielgruppe Inhalte möglichst nachhaltig zu vermitteln. Neben der ansprechenden Visualisierung sollte auch das mündliche Vortragen der Inhalte effizient und motivierend gestaltet werden.

Eins vorweg: Gelungenes Reden ist mehr als nur geschliffenes Sprechen. Wohl gesetzte, ja brillante Satzkonstruktionen und treffende Begrifflichkeiten sind nicht unbedingt Garanten dafür, dass Zuhörer/innen angesprochen und beeindruckt sind. Schon gar nicht ist gesichert, dass diese inhaltlich Essentielles aus den Ausführungen mitnehmen.

Vor diesem Hintergrund sollen im Folgenden einige Tipps und Hinweise in Bezug auf erfolgreiches Reden gegeben werden.

Halten Sie Kontakt zu Ihrem Publikum! Wie geht das?

Was kann ich tun?

  • Versuchen Sie, frei zu sprechen. Freies Sprechen ist lebendiger. Es ist sicher nicht so perfekt und gut gesetzt, wie die in langer Vorbereitung geschliffenen Reden. Die Wirkung aber – und darauf kommt es an – ist nachhaltiger. Die Zuhörer fühlen sich persönlich angesprochen. Für den Redner/die Rednerin ist freies Sprechen natürlich risikoreicher. Sie müssen gut vorbereitet und inhaltlich sehr sicher sein. Darüber hinaus müssen Sie es auch akzeptieren und aushalten können, dass Sie vielleicht nicht druckreif reden.

Ein Stichwortmanuskript kann Ihnen helfen, frei zu sprechen, da es Sie „zwingt“, aus der Situation heraus zu formulieren. Gleichzeitig gibt es Ihnen Struktur und liefert Ihnen Stichwörter. Wie kann ein Stichwortmanuskript aussehen? Unterteilen Sie ein Blatt: 2/3 des Blattes nutzen Sie für Inhaltliches (Stichwörter, Überschriften, einzelne Sätze), 1/3 für „Regieanweisungen“. Vermerken Sie sich dort, wann Sie z.B. Folien einsetzen, wann Sie eine Frage an das Publikum richten wollen oder an welcher Stelle Sie auf weiterführende Informationen verweisen.

  • Versuchen Sie Blickkontakt zu Ihrem Publikum aufzubauen. Der Blickkontakt mit dem Redner/der Rednerin hat für die Zuhörer/innen motivierenden Charakter: Sie fühlen sich direkt angesprochen. Freies Sprechen allein ist noch kein Garant hierfür. Es gibt durchaus Redner/innen, die frei sprechen und dabei auf den Boden oder auf die gegenüberliegende Wand blicken. Dies passiert meist dann, wenn der Redner/die Rednerin stark auf den Inhalt konzentriert ist. Besonders in großen Veranstaltungen ist es schwierig, Blickkontakt herzustellen. Hier bieten sich sogenannte „Blickschienen“ an: Unterteilen Sie den Vortragssaal in unterschiedliche Bereiche und schauen Sie häufiger während des Vortrags in die verschiedenen Bereiche. Auch wenn Sie keine konkreten Personen sehen – die Zuhörer/innen haben das Gefühl, von Ihnen gesehen zu werden.

Halten Sie das Interesse Ihres Publikums aufrecht! Wie geht das?
Was kann ich tun?

  • Bauen Sie Phasen ein, in denen das Publikum aktiv wird: Vor sehr großen Gruppen bieten sich gerade am Anfang Fragen (Eröffnungsfragen) an, die mit Handzeichen beantwortet werden können, wie „Wer von Ihnen hat bereits Erfahrungen gemacht mit …?

  • In kleineren Gruppen könnte man kurz fragen „Wer von Ihnen hat schon konkrete Erfahrungen gemacht mit …“
  • Sprechen Sie das Publikum persönlich an („Direktansprache“), wie z.B. „Für Sie bedeutet es, dass …“ oder „ Stellen Sie sich vor, dass …“ oder „Ihnen ist sicher die Dimension des Problems klar“.
  • Machen Sie Ihren Vortrag durch Beispiele, Anekdoten, die zum Thema gehören, vielleicht treffende Vergleiche oder auch rhetorische Fragen interessant 
  • Setzen Sie Ihre Stimme ein. Obwohl das Arbeiten mit der Stimme gerade für Redner/innen aus dem wissenschaftlichen Bereich häufig schwierig erscheint, sollten bestimmte, einfache Prinzipien berücksichtigt werden, wie z.B.: Sprechpausen machen, um Inhalte sacken zu lassen; Stimmdruck machen, um bestimmte Inhalte hervorzuheben; die Stimme am Ende eines Satzes fallenlassen, um deutlich zu machen, dass der Satz zu Ende ist.
  • Auch mit der eigenen Person kann man Zuhörer aufmerksam halten. Gerade während des Vortragens ist die Körpersprache nicht zu unterschätzen. Ein großes Problem ist z.B. „Was mache ich mit meinen Händen?“. In die Tasche stecken oder vor der Brust zu einem Dreieck zusammenzulegen ist auf Dauer nicht sonderlich aufmerksamkeitsfördernd. Eine zum Typ passende Gestik wirkt viel lebendiger, zumal Gestik das gesprochene Wort unterstützt. Wirkungsvoll ist auch Bewegung während des Vortrags. Das ist schwieriger, wenn man an einen bestimmten Platz gebunden ist (ein Rednerpult bei großen Teilnehmerzahlen), bei kleineren Gruppen können Sie z.B. näher an die Teilnehmer/innen herangehen. Dies erfordert allerdings Mut. 

Ein letzter Tipp: „Bleiben Sie natürlich und authentisch“. Selbstverständlich ist es schwierig, authentisch zu bleiben, wenn man vor vielen Menschen reden muss. Der vermeintliche Erwartungsdruck ist groß. Oftmals wirken Redner in einer solchen Situation wie gelähmt, manchmal auch wie ausgewechselt, was sich nicht nur im Verhalten, sondern auch in der Stimme und im Sprechen auswirkt. Obwohl es – wie gesagt – nicht einfach ist „Sprechen Sie mit allen (Zuhörern) so wie mit einem!“

Tipps und Hinweise zum Präsentieren mit
PowerPoint

PowerPoint ist kein Garant für gelungenes Präsentieren. Grundsätzlich ist zu sagen, dass Visualisierungen vom Inhalt nicht ablenken, sondern diesen unterstützen sollen. Die technischen Möglichkeiten reizen dazu, spektakuläre Effekte in PowerPoint-Präsentationen einzubauen. Wenn dies geschieht, sind zwar die Zuhörer in der Regel begeistert, die inhaltlichen Aussagen rücken aber häufig in den Hintergrund oder sind nicht mehr präsent.

Hier werden einige Tipps und Hinweise gegeben, die beim PowerPoint-Einsatz im Rahmen von Präsentationen beachtet werden sollten.

  1. Jede Präsentation beginnt mit einem visualisierten Ablaufplan bzw. einer Übersicht. Dies erhöht die Transparenz und gibt Struktur, was sich motivierend auf das konzentrierte Verfolgen der Präsentation auswirkt

  2. Auf jeder Folie sollte erkennbar sein, an welcher Stelle des Vortrags/der Präsentation man sich gerade befindet. Hierfür können z.B. die Gliederungspunkte der Präsentation als Überschrift für die einzelnen Folien benutzt werden.

  3. Prinzipiell sollten die Folien einheitlich gestaltet werden. Name, Fakultät, Logo brauchen nicht auf jeder Folie enthalten zu sein

  4. Die Texte/ihre Satze sollten kurz und knapp gestaltet werden, am besten Stichwortcharakter haben. Die Ausdifferenzierungen erfolgen im Vortrag. Für die Teilnehmer/innen ist es schwierig, gleichzeitig zuzuhören und längere Ausführungen zu lesen.

  5. Scannen Sie keine Seiten aus einem Buch oder einem Artikel. Folien müssen gestaltet werden, auch wenn dies mehr Arbeit bedeutet 

  6. Um dem Gehirn die Aufnahme von Informationen zu erleichtern, bietet sich Blockbildung (Schriftblöcke) an. Abstände zwischen Aussagen, Einrückungen oder Spiegelstriche sind äußerst hilfreich 

  7. Grafiken prägen sich mehr ein als schriftliche Aussagen.

  8. Schmuckschriften oder Schreibschriften sind schön anzusehen, aber schwer lesbar. Das gleiche gilt z.B. für kursive Schriften, Großbuchstaben oder fettgeschriebene Texte. Gut eignen sich sanserife Schriften wie Arial, Verdana oder Tahoma.

  9.  Die Schriftgröße sollte mindestens 20 pt (24 pt sind noch besser!) betragen.

  10. Farben sollten grundsätzlich verwendet werden. Hier sind jedoch einige Tücken zu beachten: Nicht mehr als 3 Farben verwenden

  11. Farben z.B. als Mittel der Gliederung oder Hervorhebung verwenden

  12. Nie: rote Schrift auf blauem Hintergrund oder blaue Schrift auf rotem Hintergrund. Das ist prinzipiell schlecht zu sehen. Außerdem ist zu beachten, dass ca. 9 % der Bevölkerung eine Rot-Grün Schwäche haben.

  13. Auch die Farbe „Gelb“ sollten Sie vermeiden

  14. Gut sind starke Kontraste; Hintergrundfarben sollten dann entsprechend ausgewählt werden (helle Farben). 

  15. Es können durchaus Bilder verwendet werden. Ein passendes Bild - Metaphern hat/haben eine hohe Aussagekraft und sagt häufig mehr als lange Erläuterungen. Allerdings: Unpassende Bilder schaden mehr als sie nützen.

  16. Dies gilt auch für den Einsatz zu vieler Folien. Visualierungen erhöhen den Lern- und Behaltenswert, jedoch nur dann, wenn sie gezielt, d.h. sparsam eingesetzt werden. Eine Folie sollte mindestens 2 – 3 Minuten sichtbar sein, um sie verinnerlichen zu können. Zu viele Folien sind lerntechnisch gesehen inflationär. 

  17. Zum Erläutern einer Folie bieten sich Laserpointer bzw. Presenter an. Auch sie sollten sparsam eingesetzt werden. Ihre Funktion ist es, die Aufmerksamkeit zu lenken und nicht z.B. durch hektische Bewegungen abzulenken (was leicht passiert, wenn man aufgeregt ist).

Checkliste 

  • Gliederung / Ablaufplan
  • kurze, knappe Sätze oder Stichworte
  • Sanserife-Schrift (Arial, Verdana, …)
  • Schriftgröße mind. 20 pt
  • optische Sinnabschnitte
  • einheitliche Folien
  • Gliederung findet sich auf jeder Folie wieder
  • Grafiken und Bilder dienen dem Inhalt
  • Farben (nicht mehr als 3)
  • Hoher Kontrast zwischen Hintergrund und Text

Vorbereitung:

Bereitsn sie sich auf ihren Vortrag vor und trainieren sie die Formulierung ihrer Sätze aus dem Stehgreif im Vorfeld. Sprechen sie frei. Analysieren Sie die Reden und Vorträge von bekannten Führungspersönlichkeiten. Haben Sie folgendes im Kopf, wenn sie diese Vorträge für sich analysieren: Nichts von dem was der Vortragende tut, sagt oder gestikuliert geschieht aus Zufall.

Entweder ist der/die Vortragende ein Naturtalent – oder es ist antrainiert. Donald Trump und Barak Obama verwenden das gleiche sprachliche Muster die gleiche Interpunktion, die gleiche Tonalität – den gleichen Satzbau. Kurze Sätze und betonte Punkte 

Beenden Sie jeden ihrer Vorträge mit einem «Call for Acttion»!

Was sagen Studierende?

"In einem «NLP-Vortag» war es z.B. sehr schön, da hatte er Folien vorbereitet, die man sich vorher runterladen konnte und die hatten so Blanko-Stellen. Und man musste nicht alles mitschreiben, aber an den entscheidenden Stellen musste man eben doch nochmal mitschreiben, aber man hatte immer noch die Zeit mitzudenken. Wie so ein Lückentext.

Man konnte eben Mitdenken, man konnte teilweise die Lücken auch schon selbst ausfüllen, weil man eben Zeit hatte, mitzudenken und war nicht so darauf erpicht abzuschreiben. Das fand ich ein sehr schönes Format für die Veranstaltung."

(SPC-Training, Zürich)

Barrierefreie Präsentationen

Digitale Dokumente sind nicht automatisch barrierearm oder gar barrierefrei - und gleichzeitig können Sie mit einfachen Mitteln dafür sorgen, dass auch Studierende mit Beeinträchtigungen in Ihren Lehrveranstaltungen partizipieren können. Präsentationen stellen einen wichtigen Aspekt der barrierefreien Lehre dar, insbesondere wenn Sie Ihre Folien aus der Lehrveranstaltung im begleitenden Moodle-Kurs veröffentlichen. In diesem Leitfaden zur Erstellung barrierefreier Dokumente wird erklärt, wie Sie mit einfachen Mitteln zu einer barrierefreien Präsentation kommen. Denn die Verwendung von Formatvorlagen und Masterfolien ist schon die halbe Miete. Denn dadurch können Studierende sich die Inhalte Ihrer Folien mithilfe einer entsprechenden Software vorlesen lassen. So ist es z.B. wichtig, einen Folientitel einzugeben (statt eines einfachen Textfeldes), und leere Felder einer Formatvorlage zu löschen (statt sie bloß leer zu lassen). Auch die Eingabe von Dokumentinformationen erleichtert den Betrachter*innen Ihrer Folien die Verwendung Ihrer Präsentation. Weitere Aspekte sind zusätzliche - kurze! - Informationen zu eingefügten Grafiken und Links. Im Leitfaden finden Sie diese Punkte in Kapitel 5.

Weitere hilfreiche Tipps zur barrierefreien Gestaltung von Präsentationen finden Sie in diesem Präsentation | 8 www.ruhr-uni-bochum.de/lehreladen –

Ein Angebot des Zentrums für Wissenschaftsdidaktik der Ruhr-Universität Bochum Diese Inhalte sind – sofern nicht anders vermerkt – lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung - Nicht-kommerziell - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International Lizenz. Leitfaden des Deutschen Vereins für Blinde und Sehbehinderte in Studium und Beruf e.V. (DVSB).  Darin heißt es z.B.: "Sehbehinderten Menschen ist es mit Vergrößerungshilfen in Präsenzveranstaltungen unter Umständen möglich, Tafelbilder wahrzunehmen. Achten Sie dabei auf gute Kontraste und ausreichende Beleuchtung." Die Verfasser*innen weisen darauf hin, dass Gesten beim Präsentieren und der Einsatz von Laserpointern für Sehbehinderte nicht (immer) erkennbar sind und dass der Einsatz von Hilfsmitteln das Lesen von Texten, Tafelbildern und anderen visuellen Informationen mehr Zeit braucht. Die Autor*innen des Leitfadens bitten: "Machen Sie die visuellen Informationen der Präsentation verbal zugänglich. Berücksichtigen Sie dabei auch Folienüberschriften und Gliederungspunkte und beschreiben Sie alle Grafiken, Tabellen und Diagramme, die in der Präsentation zu sehen sind."

Literaturtipps

Hoffmann, Martin / Funk, Rüdiger / Nietmann, Horst (2000) Präsentieren. Präsentation: zielgerichtet und adressatenorientiert. Weinheim

Franck, Norbert / Stary, Joachim (2006): Gekonnt visualisieren. Medien wirksam einsetzen. Stuttgart

Seifert, Josef, W. (2006): Visualisieren, Präsentieren, Moderieren. 23. Aufl. Offenbach

Stichwortsuche

Marshall B. Rosenberg
C. Otto Schamer
Ken Wilber
Dan Pink

Autor

Andreas L. Gross.Zerilli, Agile Consultant und Coach, arbeitet in agilen Projekten bei Gross-Unternehmen und als Trainer, Speaker

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Die anzuwendenden Prinzipen des Agilen-Managements in komplexen
Projektzusammenhängen

Was das (agile) Management von Programmen und Projekten im globalen Business-Kotext und der Betrieb von Offshore-Drilling Rigs und Professionelle Pokerspieler gemeinsam haben...

Denke in Wahrscheinlichkeiten – Nicht in Möglichkeiten

Benenne die Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines konkreten Umstands in Prozent (0 – 100).

Sage nicht: Ich gehe wahrscheinlich morgen mit Dir in die Stadt um einen Kaffee zu trinken.

Sage: Die Wahrscheinlichkeit das ich morgen mit Dir in die Stadt gehe um einen Kaffee zu trinken ist 60 Prozent.

Unterschätze niemals den Faktor „Ich hatte einfach nur Glück.“

Im Falle des Eintritts eines Erfolges in Deinem Leben wird Dir Dein Ego zu verstehen geben: Hey, Du bist gut! Niemand kann das so wie Du.

Denke nicht: Das, was Dein Ego Dir sagt, sei real.

Denke: Ich sollte den Faktor „einfach nur Glück gehabt“ nicht unterschätzen. Benenne den Einfluss des „einfach nur-Glück-gehabt“ – Faktors auf Dienen Erfolg in Prozent. Das waren 60 Prozent „einfach-nur-Glück gehabt“Einfluss auf das Gelingen meines Vorhabens.

Entsprechend gilt dieser Denkansatz auch für den Misserfolg.

 

Die Anwendung von Intuition eignet sich am besten für Zusammenhänge, in denen Kontext Du sehr erfahren bist. Also, z.B. passt mein Auto in diese enge Parklücke? Intuition in substanziellen Fragen der Wahl des nächsten Karriereschritts oder des Partners fürs Leben sollten nicht auf Intuition beruhen, sondern auf Deiner Einschätzung der Wahrscheinlichkeit auf erfolgreiche Umsetzung in Prozent.

Denke nicht: Meine Intuition lässt mich wissen: Das ist der richtige Partner fürs Leben – das ist der beste Job für mich.

Denke: Der Ratschlag meiner Intuition beruht auf bereits gemachten Erfahrungen, wann in meinem
Erfahrungshorizont konnte ich Einsichten und Erfahrungen gewinnen, die für den aktuellen Kontext relevant
sind.

Es geht in der Aufstellung dieser drei Punkte (oben) nicht darum dem Konzept der Intuition zu widersprechen und so diese zu unterdrücken oder weg zu bedingen – im Gegenteil. Es geht darum in komplexen Situationen / Projekten die eigene Erkenntnis und Einsicht so weit wie möglich frei von Interpretationsspielraum und Missverständnissen mit anderen zu teilen und so der individuellen und kollektiven Intuition Raum zu geben. Die Wahrscheinlichkeit der erfolgreichen Umsetzung (on target, on time and on budget) eines komplexen Projektes auf nicht weniger als 90 Prozent zu steigern.

Literaturtipps

NLP Practitioner Set

Das Kollegial geführte Unternehmen, Bernd Oesterreich & Claudia Schröder

Exponential Organizations, Salim Ismail

 

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Marshall B. Rosenberg

Eric Ries

Karl M. Kapp

Sigularity University, Santa Monica (CA), USA

Autor

 Andreas L. Gross.Zerilli, Agile Consultant und Coach, arbeitet in agilen Projekten bei Gross-Unternehmen und als Trainer, Speaker